Strona Dokumenty rozliczeniowe umożliwia obsługę różnych typów dokumentów, które stosowane są do rozliczenia z NFZ zrealizowanych świadczeń:
- import dokumentów rozliczeniowych w formacie e-Faktury NFZ (komunikaty RACH/FAKT/NOTA)
- import dokumentu rozliczeniowego w formacie REF (dotyczy archiwalnych rozliczeń, gdy nie obowiązywał komunikat e-Faktury)
- obsługa faktur ustrukturyzowanych KSeF (przekazanych do NFZ za pośrednictwem KSeF, bądź przekazanych do NFZ w trybie awaryjnym lub do weryfikacji)
Strona składa się z poszczególnych sekcji:
•e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) - Wysyłanie dokumentu do OW NFZ
•Zarejestruj numer KSeF w celu śledzenia statusu przetwarzania faktury ww OW NFZ
•Wyślij fakturę w trybie AWARIA
•Przegląd dokumentów rozliczeniowych
W celu rozwinięcia wybranej sekcji, należy kliknąć ikonę strzałki 
.
e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) - Wysyłanie dokumentu do OW NFZ
Sekcja pozwala na przekazanie do OW NFZ dokumentu rozliczeniowego w formacie e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) - format stosowany w NFZ przed wdrożeniem KSeF.
Dedykowana jest dla świadczeniodawców. których nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
Dokonuje się tego klikając przycisk Wybierz plik.
Po dołączeniu pliku i jego wysłaniu poniżej pojawi się komunikat potwierdzający dodanie go do kolejki importu.
Po prawidłowym zaimportowaniu dokumentu będzie on widoczny w tabeli dostępnej w sekcji Przegląd dokumentów rozliczeniowych.
Możliwe jest przesłanie dokumentu w formacie xml lub spakowanego algorytmem zip.
W przypadku postaci spakowanej – wewnątrz archiwum musi się znajdować tylko jeden właściwy plik do przetworzenia, w innym przypadku przesyłka zostanie po stronie OW NFZ odrzucona.
Po wysłaniu przesyłki do OW NFZ wyświetlony jest poniższy komunikat oraz identyfikator przesyłki (importu) nadany jej w OW NFZ. Identyfikator ten umożliwia śledzenie etapów przetwarzania przesyłki po stronie OW NFZ:
Podczas wysyłania dokumentów rozliczeniowych na Portalu Świadczeniodawcy nie jest analizowana zawartość załączonego pliku.
Bezpośrednio po wysłaniu przesyłki do OW NFZ przesyłka otrzymuje status: „Oczekująca na przetworzenie” i jest prezentowana w następujący sposób:
Jedyne informacje jakie są dostępne na tym etapie to: ID techniczny dokumentu (przesyłki), status przesyłki oraz data ostatniej modyfikacji.
Wynikiem procedury identyfikacji typu przesyłek mogą być dwa stany jakie mogą przesyłce zostać przypisane:
a)Nieudana identyfikacja
W przypadku nieudanej identyfikacji typu przesyłki nadawany jest status: „Nierozpoznana”. Przesyłki w tym statusie nie podlegają dalszemu przetwarzaniu
b)Pomyślna identyfikacja
W przypadku pomyślnego zidentyfikowania przesłanej przesyłki przesyłka otrzymuje status: „Oczekująca na przetworzenie”.
INFORMACJA: W związku z wdrożeniem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, dotychczasowa funkcjonalność obsługi dokumentów rozliczeniowych e-Faktury (format RACH/FAKT/NOTA) została rozbudowana o funkcje związane z obsługą faktur ustrukturyzowanych
Walidacja faktur KSeF (FA)
Funkcja ta umożliwia weryfikację, czy wygenerowana faktura ustrukturyzowana (format FA(3)) jest zgodna z opublikowanymi przez NFZ wymaganiami. Funkcję tę można wykonać dla faktury ustrukturyzowanej przed zarejestrowaniem jej w systemie KSeF. Walidacja faktury w Portalu Świadczeniodawcy przed rejestracją w systemie KSeF nie jest wymagana.
Aby przejść do tej funkcji należy wybrać przycisk Przejdź do okna walidacji.
Przekazanie faktury do weryfikacji w Portalu Świadczeniodawcy nie zastępuje obowiązku rejestracji jej w systemie KSeF. Tylko poprawne zarejestrowanie faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF skutkuje przekazaniem jej do NFZ (z wyjątkiem trybu AWARIA systemu KSeF).
Zarejestruj numer KSeF w celu śledzenia statusu faktury w OW NFZ
Podstawowym obiegiem faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie w systemie KSeF i automatyczne dostarczenie do systemu NFZ wprost z systemu KSeF (bez potrzeby ich dostarczenia do NFZ).
Sekcja posiada dwa pola Numer KSeF i Numer faktury co umożliwia rejestrację numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w systemie NFZ. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie w portalu informacji, czy faktura została przekazana z KSeF do NFZ oraz jaki jest jej status przetwarzania w systemie NFZ.
Po zatwierdzeniu przyciskiem Zarejestruj faktura KSeF pojawi się na liście w sekcji Przegląd dokumentów rozliczeniowych.
Wyślij fakturę w trybie AWARIA
Sekcja pozwala na przekazanie do OW NFZ faktury ustrukturyzowanej KSeF w trybie awarii systemu KSeF.
Należy z niej skorzystać gdy system KSeF nie jest dostępny i nie udało się w nim zarejestrować faktury.
Na formularzu znajdują się następujące pola:
•Wybierz fakturę KSeF - należy wybrać plik z komputera
•(KOD I) - Link weryfikacyjny kod QR OFFLINE - pole wymagane, więcej inf. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/
•(KOD II) - Link weryfikacyjny kod QR CERTYFIKAT - pole wymagane, więcej inf. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/
•Wyślij - przycisk umożliwiający wysłanie pliku faktury
•Wyczyść - przycisk umożliwiający usunięcie wszystkich wprowadzonych danych w powyższych polach
Po prawidłowym wprowadzeniu i wysłaniu danych wyświetli się komunikat potwierdzający ich dodanie.
Po zatwierdzeniu przyciskiem Wyślij faktura KSeF pojawi się na liście w sekcji Przegląd dokumentów rozliczeniowych.
Przegląd dokumentów rozliczeniowych
Sekcja zawiera listę wszystkich dokumentów rozliczeniowych przekazanych do OW NFZ:
•dokumenty rozliczeniowe w formacie e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) - format stosowany w NFZ przed wdrożeniem KSeF
•zarejestrowane przez świadczeniodawcę numery KSeF faktur zarejestrowanych w tym systemie
•faktury zarejestrowane w systemie KSeF, które skutecznie zostały dostarczone do OW NFZ
•faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF zarejestrowane w trybie AWARIA - w sytuacji awarii systemu KSeF
Panel wyszukiwania umożliwia zawężenie kryteriów wyszukiwania dokumentów i został on podzielony na trzy części (ogólna, e-Faktury, KSeF).
Część ogólna posiada pola:
•Rok rozliczeniowy: filtr obowiązkowy
•Miesiąc rozliczeniowy: filtr obowiązkowy
•Kod umowy
•ID techniczny dokumentu: identyfikator sygnalizowany po przesłaniu przesyłki
•Numer dokumentu
•Numer dokumentu korygowanego
•ID szablonu rachunku
•Data wystawienia od: (RRRR-MM-DD) do: (RRRR-MM-DD)
•Data importu od: do: (RRRR-MM-DD) do: (RRRR-MM-DD)
•Typ rachunku
•Rodzaj komunikatu
Poniższe pola dotyczą wyłącznie e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) zawiera filtr:
•Status: umożliwia wyszukiwanie po statusie wyłącznie e-Faktur (RACH/FAKT/NOTA)
Oczekujące na identyfikacje – faktura oczekuje na dopasowanie do istniejącego typu
Oczekujące na walidację – faktura oczekuję na walidację
Zakolejkowana do walidacji – faktura została pobrana i dodana do kolejki
W trakcie walidacji –faktura jest walidowana
Walidacja zakończona – faktura została zwalidowana
Walidacja przerwana – wystąpiły błędy – import został przerwany z powodu wystąpienia istotnych błędów
Nierozpoznana – faktura jest niezgodna
Poniższe pola dotyczą wyłącznie faktur KSeF zawiera filtry:
•Status faktury KSeF: umożliwia wyszukanie faktury po wybranym statusie
•Tryb KSeF: umożliwia wyszukiwanie faktur dodanych w zależności od trybu (ONLINE, AWARIA)
•Numer KSeF
INFORMACJA: Nie można jednocześnie użyć filtrów z części e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) oraz faktur KSeF.
Dla e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA) przesyłki w stanie: "Nierozpoznana" lub "Oczekująca na identyfikację" będą wyświetlane bez względu na wybrany przez operatora rok, gdyż nie posiadają tej informacji.
Po kliknięciu przycisku Wyszukaj wyświetlana jest tabela zawierająca informacje dotyczące dokumentów i są one zależne od ich typu.
Każdy wiersz tabeli można dodatkowo rozwinąć, aby uzyskać więcej informacji. W tym celu należy wybrać przycisk Rozwiń szczegóły 
.
Kolumna Typ komunikatu może zawierać opcje:
• Pobierz – umożliwia pobranie pliku XML
Po rozwinięciu wybranego wiersza poprzez przycisk 
pojawią się szczegółowe informację dotyczące dokumentu.
Dostępne mogą być przyciski:
• Ostrzeżenia – otwiera nowe okno z listą ostrzeżeń wykrytych podczas importu,
• Błędy – otwiera nowe okno z listą błędów klasy: merytoryczne i/lub krytyczne – rozumiane jako błędy powiązane z danymi przesłanymi w dokumencie rozliczeniowym.
• Załączniki – przenosi użytkownika do widoku Załączniki dokumentu rozliczeniowego
• Potwierdzenie – umożliwia pobranie pliku z potwierdzeniem wpływu dokumentu do systemu oddziałowego
• Odpowiedź – umożliwia pobranie pliku XML
• Komentarz - umożliwia wyświetlenie treści komunikatu dla dokumentu rozliczeniowego
UWAGA dla e-Faktury (RACH/FAKT/NOTA): W przypadku wystąpienia błędów merytorycznych lub krytycznych przetwarzanie dokumentu rozliczeniowego kończy się ze statusem: "Import przerwany – wystąpiły błędy". W przypadku wystąpienia błędów systemowych rozumianych jako błędy środowiska wykonawczego: błędy bazy danych, błędy aplikacji czyli błędy które nie mają swojego odzwierciedlenia w treści przesłanego dokumentu import jest z oczywistych przerwanych wystąpieniem krytycznego wyjątku jednak przesyłka nie otrzymuje status błędnego przetworzenia. Przetwarzanie takiej przesyłki zostanie wznowione po przywróceniu poprawnego stanu składników środowiska wykonawczego.
Kolumna Numer dokumentu dla faktury wprowadzonej w trybie AWARIA istnieje możliwość uzupełnienia numeru KSeF poprzez kliknięcie przycisku Wprowadź numer KSeF 
.
W tym celu należy go wprowadzić w nowym oknie i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz.
